Усиленная цифровая подпись - это защищенный файл с цифровым кодом, который прикрепляется к электронному документу для подтверждения его достоверности и неизменности. УКЭП индивидуальна - она может принадлежать только одному лицу, поэтому ее использование также подтверждает личность подписанта. Также ЭЦП отражает время и дату, когда был подписан документ. Цифровая подпись является полным аналогом собственноручной.
С начала года получение ЭЦП в налоговой для ООО стало бесплатным для одного руководителя. Тем не менее некоторые затраты для работы с подписью есть. Расскажем подробнее, как оформить ЭЦП для ООО и сколько это будет стоить с учетом сопутствующих трат.
Отсутствие необходимости лично посещать госорганы, фонды и лично ехать к партнерам ради собственноручной подписи - это неоспоримые удобства. Но на этом выгоды от ЭЦП для ООО не заканчиваются. Достаточно вспомнить период пандемических ограничений, чтобы признать - цифровая подпись стала необходимостью. Для ООО данный инструмент открывает такие возможности:
Чтобы получить ЭЦП для ООО, налоговой нужно предоставить токен, заявление и лично приехать в инспекцию для записи цифрового файла на переносное устройство. Подача заявления доступна в удаленном режиме и лично.
Стандартные документы для ЭЦП для ООО - паспорт, СНИЛС и заявление на выдачу КЭП. Подать заявление можно дистанционно, воспользовавшись возможностями личного кабинета на портале налоговой. После авторизации руководитель компании просто выбирает услугу и заявление заполняется данными из учетной записи.
Далее, через сайт налоговой необходимо записаться на прием. Только при личном посещении можно записать сертификат своей ЭЦП на токен.
В случае, если подать заявление онлайн не получается, руководитель компании может обратиться напрямую в инспекцию. УКЭП предоставляется в региональных подразделениях ИФНС, требуется предварительная запись на прием.
В такой ситуации заявление нужно распечатать заранее - бланк есть на портале налоговой службы. Заполнить заявление можно предварительно или в самой ИФНС. При себе нужно иметь документы - паспорт и СНИЛС, а также токен, на который инспектор перепишет сертификат ЭЦП.
Получить бесплатную цифровую подпись в налоговой могут не все компании. Есть исключения, в которых ООО обращаются за УКЭП в другой орган - удостоверяющий центр Банка России. В список исключений входят финансовые организации, осуществляющие банковскую, инвестиционную, ломбардную деятельность и т.п.
После выпуска, сертификат УКЭП лично передается руководителю общества. Для записи цифрового файла нужно предоставить токен - это специальная защищенная флэшка, которой будет распоряжаться только директор. Налоговая не предоставляет токены - получатели ЭЦП сами приобретают устройства в УЦ или интернет-магазинах. Обратите внимание, что для записи УКЭП подходят только токены определенных стандартов: ESMART, Рутокен и JaCarta. Также при покупке носителя стоит проверить наличие сертификации у продавца токена (сертификат выдает ФСТЭК или ФСБ РФ).
КриптоПро CSP - это специальная программа, через которую происходит подписание электронных документов. Она требует лицензии после окончания ознакомительного периода (демо версия доступна на 90 дней).
После записи ЭЦП на токен и установки программы, можно приступать к работе с документами. Это не сложно:
ЭЦП для ООО выдается бесплатно. Но, как мы выяснили в предыдущих пунктах, ЭЦП нельзя воспользоваться без токена и особой программы. Это дополнительные расходы:
Конкретных сроков нет. Как правило, инспектор выдает сертификат ЭЦП в тот же день, когда вы приносите токен. Накладки по времени могут случиться, если ИФНС перегружена обращениями.
ЭЦП для ООО с 2022 года выдается на 15 мес. До 1 января цифровые подписи выдавались на год. Если у вас есть действующая УКЭП, полученная в 2021-ом, ей можно пользоваться до истечения срока, а затем продлить через налоговую бесплатно.