Как ООО сменить юр. адрес

1. Найдите новое помещение

Закон считает юр. адресом общества с ограниченной ответственностью то место, где располагается его исполнительный орган (там, где работает руководитель компании). На основании юридического адреса каждому ООО назначается своя региональная ИФНС, которая и будет регулировать деятельность в дальнейшем. На указанный адрес в ООО будет приезжать инспекция с проверками, сюда же будут приходить письма.

Между адресом компании и ИФНС имеется прямая связь, и поэтому важно действовать грамотно, чтобы изменить адрес ООО и не столкнуться с проблемами. Для этого сначала предлагаем изучить требования к помещениям, которые могут использоваться для регистрации адреса ООО.

В каких объектах может быть получен юридический адрес ООО:

• В нежилом помещении коммерческого назначения. Как правило, компании часто арендуют офис в бизнес-центре. Но, если Общество занимается производственной деятельность, необходимо выбрать соответствующий объект, который будет отвечать требованиям.
• В жилом объекте, расположенном по месту жительства члена компании с долей в УК от 50% или руководителя ООО. Это может быть квартира, комната, частный дом. Отметим, что мнение о том, что помещение должно быть обязательно в собственности, неверно. Домашним адрес признается, если у человека есть законные основания для проживания в нем. А это - не обязательно собственность или место, где он прописан. Законными основаниями могут считаться и отношения договорного характера. Но, если компания занимается производством, то использовать жилой адрес она не вправе.

При любом выборе, помещение для регистрации юридического адреса должно отвечать требованиям: быть реально существующим, эксплуатируемым, не разрушенным. Это должно быть здание, которое отвечает целям постройки и пригодно для них.

В некоторых обстоятельствах компании не выгодно арендовать офис и она арендует юр. адрес, то есть берет офис в аренду формально. В этом случае ООО получает законный договор аренды, но не может пользоваться объектом полноценно. Такой вариант выгоден организациям, у которых нет потребности в оборудовании офисных мест, но им формально нужно место, куда будет приходить корреспонденция и где можно принять проверку при необходимости.

Обратите внимание: Если ваше ООО рассматривает возможность аренды юр. адреса, то вам заранее следует проверить выбранный объект на предмет массовой регистрации и убедиться в том, что у продавца есть законное право на заключение сделок по помещению. Самый лучший вариант - посетить адрес лично: вы сможете убедиться в соответствии объекта всем требованиям и в его реальном существовании.

2. Соберите необходимые документы

Самое сложное и объемное в пошаговой инструкции по смене юр. адреса ООО - это подготовка необходимых документов. Что вам необходимо:

• Составить решение учредителя или протокол собрания членов ООО;
• Изменения к уставу компании - если нужно их внести;
• Заполненная форма Р13014;
• Согласие или гарантия собственника объекта недвижимости, на который оформляется новый адрес;
• Оплаченная квитанция (госпошлина 800 рублей оплачивается не всегда, это зависит от способа подачи документов).

Предлагаем подробно изучить документы, которые потребуются вам, чтобы осуществить смену юридического адреса ООО. Образцы вы увидите в каждом последующем пункте.

2.1. Заполните решение участника или протокол общего собрания

В первую очередь при смене адреса учредители ООО должны заняться внутренними документами. Нужно подготовить решение или протокол - тип документа зависит от числа учредителей. Если учредитель один - готовится решение о смене юр. адреса, а если несколько - то протокол общего собрания. К форме документа требований нет, но есть к содержанию. В любом из данных документов должны быть указаны данные ООО, место и дата составления документа, список участников, фраза о принятом решении сменить юр. адрес и внести поправки в устав, если требуется. Также нужно отметить человека, которого вы выберите ответственным за подачу документов на регистрацию в инспекцию и убедиться в наличии подписей учредителей на документе.

Решение о смене юр. адреса ООО готовит в случае, если учредитель всего один. название документа - идентичное: решение единственного участника. Это означает, что собственник ООО единолично решил перевезти компанию на новый адрес и сам подписал документ.

Протокол о смене юр. адреса ООО готовит, если в компании несколько собственников (более одного). Максимально по закону учредителями ООО могут быть до 50 человек и конечно, такой документ составить сложнее, чем решение. Причина в том, что протокол отражает мнение всех членов компании: все они должны лично присутствовать на собрании, определить вопросы повестки дня, провести голосование, занести результаты. Какие вопросы обсуждаются на собрании при смене юридического адреса ООО:

• Выбор председателя, секретаря и человека, который подсчитает голоса по каждому вопросу.
• Вопрос об изменении адреса ООО;
• Вопрос об изменении информации в уставе, если это требуется;
• Вариант подтверждения решений и участников, которые присутствуют на собрании.

2.2. Внесите изменения в устав ООО о смене адреса

При определенных обстоятельствах, переезд ООО вынуждает к внесению изменений и в устав. Чтобы понять, нужно ли именно вам это делать - посмотрите, как адрес указан в учредительном документе и соотнесите с тем, куда переезжаете.

В понятии юридического адреса есть два параметра, один из которых отражается в уставе:

• Местонахождение. Это краткая запись адреса, которая состоит из кода субъекта, типа и названия муниципального образования. К примеру: код 91, горо Ростов-на-Дону.
• Адрес в пределах местонахождения. Это полноценное описание места, где находится офис компании, включая все элементы городской структуры - микрорайон, квартал, улица или проспект, строение, литера, номер офиса.

В каких случаях устав ООО при смене адреса нужно изменить:

• Когда ООО меняет регион местонахождения;
• Когда устав содержит точную запись адреса в пределах местонахождения.

В каких случаях устав ООО при смене адреса не меняется:

• Когда у уставе есть только краткая запись о местоположении, а ООО переезжает в пределах одного населенного пункта. К примеру, в уставе указан Ростов-на-Дону и компания выбрала другой офис в пределах этого города.

Если организации нужно поменять информацию в учредительном документе, она может выбрать 2 варианта - подготовить лист изменений и оставить старый устав, либо принять новый, то есть - новую редакцию. К корректировке устава первым способом прибегают ООО, которым не нужно вносить много новой информации: они просто заполняют лист изменений к действующему учредительному документу и ограничиваются этим. Второй способ оправдан, если ООО нужно одновременно зафиксировать несколько изменений. Например, поменять и адрес, и сведения об учредителях, поправить правила политики Общества. Вне зависимо от вносимых изменений, компания выбирает сама - как их оформить.

2.3. Подготовьте форму Р13014

Заявления по формам Р13001 и Р14001, которые действовали ранее, больше не используются. Теперь изменение адреса ООО происходит по заявлению Р13014 - оно позволяет обновить информацию в ЕГРЮЛ. Форма Р13014 - это бланк из 66 листов, но все страницы заполнять не надо. При изменении сведений об адресе вам нужно подготовить только титульную страницу и 2 листа - Б и Н.

Порядок подачи заявления определяется в зависимости от того, где будет зарегистрирован новый адрес ООО. Расскажем обо всех возможных вариантах.

При переезде в другой город, с регистрацией в коммерческом объекте

В данной ситуации подавать бланк Р13014 придется два раза:

• В 7-дневный срок с момента принятия решения об изменении адреса вам нужно уведомить свою прежнюю инспекцию.
• Через 20 дней необходимо направить второе заявление в новую ИФНС.

В этом случае устав обязательно изменяется, ведь вне зависимости от формулировки юр. адреса, название муниципального образования будет другим.

При переезде в другой регион с регистрацией в жилом объекте

Как мы уже писали, жилой адрес должен быть местом жительства руководителя ООО или члена компании с долей от 50%, при этом у представителя Общества должны иметься законные права на проживание. В этом варианте, смена адреса ООО по заявлению Р13014 проводится в один этап, несмотря на то, что ИФНС теперь будет другая. Обязательно внесите изменения в устав, поскольку вы меняете регион местонахождения.

При переезде в пределах одного региона

Необходимость смены юр. адреса по Р13014 появляется даже, если компания переезжает в другой офис в пределах одного города. К примеру, компания нашла более удобное помещение в соседнем бизнес-центре или приняла решение встать на учет по домашнему адресу руководителя в том же городе.

Тогда, способ заполнения заявления Р13014 будет зависеть от адреса, который указан в уставе. Однако в любом случае, смена одноэтапная:

• Если в учредительном документе указано только местонахождение, тогда нужно внести изменения в ЕГРЮЛ, а устав останется прежним, так как в нем указан только субъект.
• Если в уставе содержится полный адрес, включающий не только населенный пункт, но и конкретную улицу, дом и офис - тогда нужно указать в заявлении Р13014 и на смену устава, и на смену данных в ЕГРЮЛ.

При любой из описанных ситуаций, смена адреса ООО по заявлению Р13014 должна быть оформлена с соблюдением требований:

• Форму можно заполнить на компьютере или от руки. Если выбираете ПК - сразу установите правильный шрифт: Courier New, размер 18. Если планируете писать вручную, используйте только заглавные печатные буквы и чернила темного цвета.Не указывайте в одной ячейке более одного символа. Придерживайтесь правила 1=1 (одна ячейка = 1 символ). Пробелы, запятые и прочие знаки препинания также являются символами.
• Использовать двустороннюю печать разрешено, но сшивать документ не следует.
• При необходимости перенести какую-либо информацию из официальных документов, полностью ее копируйте, используя такие же сокращения и знаки препинания.
• Контактный номер телефона указывается без лишних пробелов, скобок и прочих разделений. Любой номер записывается, начиная с кода страны - в России код +7.
• Пронумеруйте только те страницы, которые заполнили, начните с 001.

Соблюдение указанных требований очень важно. Если вы нарушите их, то техника в ФНС не сможет провести автоматическое распознавание текста и соответственно, заявление будет отклонено, и вы не сможете сменить юр. адрес ООО в сроки.

2.4. Заручитесь согласием владельца нового помещения

Согласие собственников жилого помещения

• Образец согласия на регистрацию ООО от собственника квартиры DOCX, 26 KB

Согласие собственника нежилого помещения

• Гарантийное письмо от собственника физического лица. DOC, 26 KB
• Гарантийное письмо от собственника юридического лица. DOC, 27 KB

В список документов при смену юридического адреса ООО также входит согласие собственника объекта недвижимости, которое подтвердит, что он не возражает против вашей регистрации в своем помещении. Вариант оформления такого документа зависит от назначения помещения - жилое оно или коммерческое:

• Если новое помещение - жилое. То есть, компания выбрала в качестве нового адреса место жительства руководителя или члена Общества с долей от 50%. Тогда, каждый собственник жилого объекта должен дать свое согласие в письменной форме. В нем указывается: информация о собственниках, согласие на предоставление юр. адреса, подтверждается, что представитель ООО проживает в помещении законно.
• Если новое помещение - коммерческое. То есть, ООО берет в аренду некий офис. Тогда, его владелец пишет гарантийное письмо. Форма документа свободная, ориентируйтесь на образцы. Письмо с гарантией предоставить юр. адрес и заключить договор аренды пишется также вручную или печатается на ПК, в нем прописываются данные владельца и информация об ООО.

Вне зависимости от того, какой тип согласия вы получаете, его нужно подкрепить правоустанавливающим документом. Можно потребовать у владельца помещения свидетельство о праве либо выписку из единого реестра ЕГРН. Так, ФНС сможет сравнить автора согласия с законным собственником помещения.

3. Внесите оплату госпошлины

Размер государственной пошлины при смене юр. адреса по 13014-ому заявлению - 800 руб. Но вносится эта сумма не всегда: пошлина берется только, если ООО вносит поправки в устав ООО при смене адреса. Значит, сбор не платится, если компания осуществляет переезд в пределах одного города, а в уставе значится лишь местоположение (краткая запись адреса).

Существует еще один способ избежать оплаты госпошлины, даже при условии изменений в устав. Он доступен компаниям, которые предоставят документы в налоговую в электронной форме. Подразумеваются такие варианты электронного взаимодействия: онлайн-подача с цифровой подписью, отправка документов с ЭЦ нотариуса или предоставление пакета через МФЦ (в этом случае документы сканируют сотрудники и они приходят в налоговую уже в электронном виде).

Если же выбранный вариант подачи предусматривает оплату государственной пошлины, то необходимо позаботиться об этом заранее. Оплатите взнос до подачи документов и сохраните квитанцию - ее можно приложить к остальным документам. Фактически, у инспекции есть возможность проверить платеж, но в непредвиденных ситуациях квитанция может сыграть важную роль. К примеру, если банк задержит перевод, вы докажите оплату чеком и смену адреса ООО в ИФНС не придется откладывать. В противном случае, 7-дневный срок может пройти и вы не успеете уведомить налоговую вовремя.

4. Уведомьте о смене адреса ООО в ИФНС

Поскольку информация об адресе ООО указывается в ЕГРЮЛ, то в случае переезда требуется поменять сведения и в реестре. Уведомление смене юр. адреса в налоговую направляется за 7 дней. Для этого компания подготавливает документы по списку, который мы опубликовали выше, и подает их в свою ИФНС.

Взаимодействие с налоговым органов на сегодняшний день допускается в двух режимах - онлайн или оффлайн. Каждая компания сама вправе выбирать удобный способ:

• Онлайн через сайт налоговой службы, с помощью цифровой подписи директора;
• Онлайн с помощью нотариуса, который использует для отправки информации свою цифровую подпись;
• Лично в налоговом органе можно подать только документы в распечатанной форме;
• Через МФЦ есть возможность передать в налоговую распечатанные документы в цифровом виде - сканированием занимаются сотрудники центров, и налоговая получает документы уже в электронной форме.

5. Убедитесь в смене юридического адреса ООО

Через 5 рабочих дней будет понятно, какое решение о смене юр. адреса ООО приняла налоговая. Вы сможете убедиться в результате такими способами:

• Найти во входящих сообщениях своей электронной почты уведомление от ФНС. Налоговая всегда высылает решение о смене юр. адреса на контактный электронный адрес, прописанный в заявлении Р13014. Во вложении вы увидите свежую выписку ЕГРЮЛ, в которой будет указан новый адрес ООО. Если же заявление не было принято, то из письма вы узнаете причину отказа в изменении адреса ООО.
• Скачать со специального сервиса ФНС выписку ЕГРЮЛ - это бесплатно.

Не отчаивайтесь, если ФНС отклонила заявление о смена юр. адреса. У налоговой на это будет обоснованная причина и чаще всего, это - банальные ошибки: не актуальный бланк заявления, опечатки, неполный пакет документов и пр. Просто исправьте недочеты и подайте форму повторно.

Еще может произойти ситуация, что адрес внесен, но неверно. Тогда дальнейшие действия будут зависеть от автора ошибки. Если ошибся инспектор, то нужно отправить ему запрос в свободной форме с просьбой исправить оплошность. Если же вы сами ошиблись при написании адреса, тогда подайте заявление Р13014 еще раз, отметив значение “4” во втором пункте титульной страницы. Так отмечается исправление ошибок, которые заявитель допустил при подаче предыдущей формы. В новом заявлении укажите адрес правильно.